Verfahrensdokumentation erstellen lassen

ProcDriven dokumentiert den aktuellen Prozess- und Systemstand Ihrer Rechnungs-, Beleg- und Ablageprozesse – verständlich, strukturiert und praxisnah.

 

Sie erhalten eine nachvollziehbare Dokumentation Ihrer bestehenden Abläufe mit klaren Zuständigkeiten, eingesetzten Systemen, Belegwegen, Ablageorten, Schnittstellen und organisatorischen Besonderheiten. 

 

Mit wenigen Angaben ermitteln wir den voraussichtlichen Projektumfang und ordnen ein, welches Leistungspaket zu Ihrer Situation passt.

Verfahrensdokumentation in 3 Schritten

1. Strukturierte Erfassung - Fragebogen zu Prozessen, Systemen, Belegwegen, Zuständigkeiten und Ablageorten.
2. Abstimmung & Einordnung - Unklare Angaben, Besonderheiten und Abgrenzungen werden gezielt geklärt.
3. Nachvollziehbare Dokumentation - Ihre Abläufe werden fachlich geordnet dokumentiert – inklusive PDF zur Ablage und editierbarer Word-Fassung für spätere Aktualisierungen.

Standardvorlagen können ein Ausgangspunkt sein. Entscheidend ist jedoch, dass die konkreten Abläufe, Zuständigkeiten, Systeme und Archivierungswege Ihres Unternehmens nachvollziehbar beschrieben werden.

Leistung & Preise

Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Systeme, Belegwege, Ablageorte, Beteiligte und Besonderheiten dokumentiert werden müssen. Deshalb sind die Pakete nach Prozesskomplexität gestaffelt.

 

Die finale Einordnung erfolgt nach kurzer Vorprüfung Ihrer Systeme, Belegwege und Prozesskomplexität.

 

Basis
Ab 1.900 €
Geeignet, wenn:
✓
wenige Systeme genutzt werden
✓
Belege überwiegend digital verarbeitet werden
✓
keine Kasse/TSE vorhanden ist
✓
Zuständigkeiten klar sind
✓
keine komplexen Freigabe- oder Archivprozesse bestehen
Enthalten:
✓
Aufnahme der aktuellen bestehenden Rechnungs- und Belegprozesse
✓
Beschreibung der eingesetzten Systeme
✓
Dokumentation von Eingang, Verarbeitung, Ablage und Aufbewahrung
✓
Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen
✓
Bereitstellung als PDF-Datei und editierbare Word-Fassung
Business
Ab 3.500 €
Geeignet, wenn:
✓
mehrere Belegwege vorhanden sind
✓
E-Rechnungen oder Portale genutzt werden
✓
Steuerberater-Schnittstellen beschrieben werden sollen
✓
Cloud-Ablagen, Rechte oder Exporte relevant sind
✓
mehrere Personen am Prozess beteiligt sind
Zusätzlich enthalten:
✓
digitale Eingangskanäle und E-Rechnung, soweit vorhanden
✓
Rollen, Rechte und Zugriffsbeschreibung
✓
Schnittstellen zur Buchhaltung oder Steuerberatung
✓
Ablage-, Export- und Sicherungslogik
✓
Änderungs- und Versionierungsbeschreibung
Plus
Ab 5.900 €
Geeignet, wenn:
✓
DMS, ERP, Kasse/TSE oder mehrere Standorte vorhanden sind
✓
komplexere Freigaben oder Prüfwege bestehen
✓
mehrere Systeme und Schnittstellen dokumentiert werden müssen
✓
Abstimmung mit Buchhaltung, IT oder Steuerberatung erforderlich ist
✓
organisatorische Besonderheiten detaillierter beschrieben werden müssen
Zusätzlich enthalten:
✓
detailliertere Prozessübersicht
✓
mehrere Systeme, Belegarten und Standorte
✓
Abstimmung mit Buchhaltung, IT oder Steuerberatung
✓
Beschreibung von Freigabe-, Prüf- und Abstimmungswegen
✓
erweiterte Dokumentation organisatorischer Besonderheiten
Aktualisierungscheck – ab 390 € jährlich
Für Unternehmen, die ihre Dokumentation bei Prozess-, System- oder Zuständigkeitsänderungen aktuell halten möchten.
Enthalten:
- jährlicher Check relevanter Prozessänderungen
- kurze Änderungsübersicht
- Aktualisierung kleiner Anpassungen nach Abstimmung
- Versionierung und Änderungsstand
Kurzformular zur Ersteinschätzung
Für die erste Einschätzung ist noch keine vollständige Prozessaufnahme erforderlich. Die Anfrage dauert ca. 1–2 Minuten. Sie erhalten anschließend eine Einschätzung, welches Leistungspaket voraussichtlich zu Ihrer Situation passt.
Hinweis: Dieses Kurzformular dient der ersten Aufwandsermittlung. Die Erstellung der Verfahrensdokumentation erfolgt erst nach Beauftragung.
1
Kontaktdaten
2
Ausgangssituation
z. B. DATEV, Lexware, sevDesk, SAP, ERP, DMS, Cloud-Ablage
z. B. E-Mail, Papier, Upload-Portal, E-Rechnung, Kasse, App
Nutzen oder empfangen Sie E-Rechnungen? *
Gibt es Kasse/TSE? *
Gibt es DMS, ERP, Cloud-Ablage oder mehrere Standorte? *
3
Anlass der Anfrage
Was ist der Anlass Ihrer Anfrage? *
4
Nächster Schritt
Möchten Sie den ausführlichen Fragebogen erhalten? *

Hinweis: Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gemäß DSGVO.

Wichtiger Hinweis zur Leistung

ProcDriven dokumentiert den aktuellen Prozess- und Systemstand Ihrer Rechnungs-, Beleg- und Ablageprozesse auf Basis Ihrer Angaben.

Die Leistung umfasst keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung, keine Buchführung und keine Prüfung oder Bestätigung einer GoBD-Konformität.